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職場や友人との情報共有どんな点に気を付けていますか？
社会人や学生でチーム(職場)で活動をするようになると絶対に必要ですよね。
でもわかりやすく情報共有するのって難しくないですか？
それなのに学校では「わかりやすい情報共有の方法」なんて教えてくれません。
さらに最近はさまざまなツールが登場し効率良く・簡単にといった流れがあります。
しかし、情報共有をする上で最も大事なのは
情報をいかに整理して簡潔にわかりやすく伝えるか
です。これは情報を自らの中でいかに理解できていても、
わかりやすく伝えるポイントを抑えなければいけません。
そこで【だれでもわかりやすく情報共有ができるようになる３つのポイント】を紹介します！
だれでもわかりやすく情報共有ができるようになる３つのポイント
- STEP1結果・結論を書く共有する情報の中で最も優先度の高いものから書く
- STEP2今後の動きについて書く情報共有を受けて誰が何をすべきかを簡潔に書く
- STEP5説明・詳細を書く共有する情報について背景や説明を共有が必要な情報に絞って整理して書く
この３つのポイントを順番に並べるだけで伝わりやすい文章になります。
気を付けるポイントはシンプルですが、情報共有する上で
これらに気を付ける必要があります。
例えばこんな風にしてみましょう。
職種：営業職、共有相手：コマツナ株式会社 営業部 社員
取引先のホウレンソウ株式会社から、収穫祭の打ち合わせ日程の変更依頼があった。
変更理由は、担当者(ミツバ)が別業務の関係で動くことが出来ず担当の振り替えを行ったが資料の準備ができないためである。変更後担当者はシュンギクであるとのこと。
打ち合わせ日程の変更案として、〇月△日と、〇月□日の候補が上がった。
コマツナ(株)営業部側対応者(複数名)の業務予定では〇月△日が空いている、しかし連絡を受けた際は対応予定者全員が不在であったため〇月△日なら対応できる可能性がある旨を伝え、後日返答するとホウレンソウ(株)に伝えた。
ホウレンソウ(株)側から〇月〇日までに返答が欲しいといられている。
※〇月〇日は２日後とする
仕事をしているとこんなこともあるのではないでしょうか。
電話を受けたけど担当者が不在。回答まで時間がない。
この例について３つのポイントを抑え、大事なことに注意して情報共有を行ってみます。
- 結果から書く
- 今後の動きについて書く
- 説明・詳細を書く
・情報の優先順位を考える
・必要な情報が伝わるように言葉や順番を入れ替える
結果：
【〇月〇日までに回答】収穫祭の打ち合わせ日程の変更依頼がありました。：候補日〇月△日
今後の展望：
〇月△日に打ち合わせ対応可能か検討頂き、〇月〇日までにホウレンソウ(株)シュンギクさままで打ち合わせ実施の可否または別日への日程調整をお願いします。
詳細について：
本日、ホウレンソウ(株)から連絡があり、担当者の変更により準備が間に合わないため収穫祭の打ち合わせの日程を〇月△日か〇月□日に変更したいと依頼がありました。
打ち合わせ対応者の予定を確認したところ、〇月△日は予定がありませんでしたので、一旦打ち合わせ候補日として先方に伝えています。
正式回答については保留としています。〇月〇日までに回答を頂きたいとのことですので対応よろしくお願いします。
この内容で最も優先順位が最も高い情報は
・〇月〇日までに回答する必要がある
ということです。
先延ばしにできないということが分かるように伝えなければいけません。
逆に、
・ミツバさんが別業務で動くことができない
ということについては、必ずしも共有する必要のある情報ではありません。
このように、優先順位が高い情報が確実に伝わるように情報の順番を整理し、
優先順位の低い(文章で共有する必要の無い）情報を省くことで格段に
わかりやすく伝わりやすい情報共有になります。
是非この３つのポイントを意識して、わかりやすい情報共有をしましょう！
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